Vroeg Eropaf

Sociaal

Overzicht

Vroeg Eropaf

Tags

In Amsterdam strijden we tegen armoede. Mensen die in armoede dreigen te raken proberen we zo vroeg mogelijk te helpen, om te voorkomen dat ze ernstige schulden krijgen of uit hun woning gezet worden. Als problemen nog klein zijn, kan een advies of een lichte interventie al voldoende zijn. Om dat te kunnen doen, moeten we weten wie er in de schulden dreigt te raken. Daarom krijgen we een melding van onder andere zorgverzekeraars, woningcorporaties, energieleveranciers, waterbedrijven en enkele overheden, als zij een klant hebben die een betalingsachterstand bij hen heeft. Dit heet ook wel de ‘Amsterdamse aanpak vroegsignalering’. Dat de schuldeiser deze gegevens mag doorgeven aan de gemeente, ook persoonsgegevens, staat in de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening.  Na de melding vult de gemeente de gegevens aan met informatie die bij ons bekend is over de gemelde persoon. Dat is informatie die nodig is om te bepalen of iemand wel of geen uitkeringsgerechtigden is, klant van WPI (de afdeling Werk, Participatie en Inkomen van de gemeente Amsterdam) en om te bepalen naar welke hulpverlener de melding het best doorgestuurd kan worden. Het aanvullen van de melding met de informatie die bij de gemeente bekend is, gebeurt automatisch, na een druk op een knop. Er is altijd iemand nodig om een controle op data te activeren.

Het systeem stuurt de melding door naar een hulpverlener van de gemeente. Hij of zij probeert binnen 14 dagen contact te krijgen met de burger en maakt binnen 28 dagen een eerste analyse. Soms speelt er meer dan een  betalingsachterstand. Als de burger hulp aanneemt, maken we gedetailleerde afspraken met hem of haar. De hulpverlener meldt bij het centrale meldpunt welke afspraken zijn gemaakt, zodat een schuldeiser weet wat de volgende stappen zijn voor de betalingsachterstand.

Contactgegevens

Gedetailleerde informatie over het systeem

Hier kunt u kennismaken met de door het systeem gebruikte informatie, de werkingslogica en het bestuur ervan op de gebieden die u interesseren.

Datasets Toon Meer Toon Minder

Belangrijke gegevensbronnen die worden gebruikt bij de ontwikkeling en het gebruik van het systeem, hun inhoud en gebruiksmethoden. De verschillende gegevensbronnen worden gescheiden door subkoppen.

Naam

Melding schuldeiser

Datasetbeschrijving

Schuldeisers doen hun melding van een betalingsachterstand in een speciaal daarvoor ontwikkeld registratie- en informatiesysteem genaamd ‘RIS Matching’. De gegevens van deze dataset zijn allemaal gegevens die nodig zijn om de juiste burger aan te spreken, de juiste hulpverlener te vinden en om een advies te geven bij welke hulp de burger het meeste baat zou hebben. Alleen zorgverzekeraars hebben een wettelijke grondslag (Staatscourant 2015) voor het leveren van het BSN, de overige schuldeisers leveren geen BSN.

De schuldeiser kan bij de melding de volgende gegevens aanleveren:

• Klantnummer
• Vroeg of crisis
• Schuldbedrag
• Termijnbedrag
• Geslacht
• Voorletters
• Voorvoegsel
• Achternaam
• Straat
• Huisnummer
• Huisletter
• Huisnummer of toevoegsel
• Postcode
• Plaats
• BSN (in geval van zorgverzekering)
• Geboortedatum
• Extra informatie  (Bijvoorbeeld bij welk ‘label’ iemand verzekerd is. De hoofdmelder is Achmea, maar iemand kan bijvoorbeeld verzekerd zijn bij Zilveren Kruis, Avero, FBTO. Ook staan hier contactgegevens zoals telefoonnummer of mailadres als dit bekend is).

Naam

Datawarehouse afdeling Armoedebestrijding

Datasetbeschrijving

Een medewerker van de gemeente koppelt de melding van de schuldeiser aan het datawarehouse van de afdeling Armoedebestrijding. Via het datawarehouse kan uit verschillende databases informatie opgevraagd worden, zodat we kunnen bepalen welke hulpverlener met de melding aan de slag kan gaan.  In de lijst hieronder staat om welke informatie het precies gaat. De volgende informatie wordt, voor zover bekend en als het een klant van WPI betreft, vanuit het datawarehouse aan de melding gekoppeld. De informatie is niet alleen nodig om de juiste hulpverlener te koppelen aan de melding, maar ook voor de hulpverlener om samen met de juiste klantmanager het gesprek aan te gaan met de klant:

• Huisnummer
• Huisletter
• Huisnummer toevoeging
• Plaats
• Stadsdeel
• Gebied
• Buurt
• A- nummer
• Geboortedatum
• Leeftijd
• Uitkering
• Administratienummer
• Codering
• Klantmanager
• Team klant manager
• Extra informatie
• Kinderen aanwezig
• Meldingsnummer

Naam

Bepalen welke afdeling met de melding aan de slag gaat

Datasetbeschrijving

De melding van de schuldeiser en de gegevens over de burger uit het datawarehouse van WPI worden vervolgens gekoppeld. Voor elke afdeling is er een unieke code van toepassing. Bijvoorbeeld: de combinatie van het adres Jan van Galenstraat 323 en een leeftijd jonger dan 27 levert de code 5 op, ‘Werk en Opleiding Jongeren’. De koppeling zorgt ervoor dat de melding bij de juiste afdeling terechtkomt. De code heeft geen andere functie dan te bepalen of men een klant is of niet en bij welke afdeling de melding hoort.

Het systeem kan uit de volgende codes kiezen:

• Bijzondere Doelgroepen
• Inburgering en Taal
• Sociaal Werk
• Werk en Opleiding Jongeren
• Werk en Participatie
• Werk en Veiligheid

Naam

Gekoppelde gegevens

Datasetbeschrijving

De resultaten van de koppeling van dataset 1, 2 en 3 worden opgeslagen in een aparte dataset. In deze dataset staan dus per melding de gegevens die door de schuldeiser zijn gemeld, de gegevens die vanuit de datawarehouse van de afdeling Armoedebestrijding zijn toegevoegd en de code van een afdeling.

Naam

Terugkoppeling schuldeiser

Datasetbeschrijving

De hulpverlener registreert in het registratie- en informatiesysteem (RIS Vroeg Eropaf) of contact is gelegd met de burger en of er afspraken zijn gemaakt. De schuldeiser kan in het systeem zien wat er met zijn melding is gebeurd. Bijvoorbeeld dat de melding in behandeling is genomen. De schuldeiser kan dan eventueel de automatische incasso stilleggen. Het kan natuurlijk zo zijn dat de burger hulp van de gemeente weigert. Ook dat registreren we in het systeem. De schuldeiser kan dan zelf bepalen om het incassotraject weer te starten.

In het systeem wordt één van de volgende opties geregistreerd:

• Ja, contact met plan van aanpak
• Ja, contact niet conform vereisten plan van aanpak
• Ja, contact maar weigert hulp
• Ja, contact betalingsregeling met melder
• Lopend dossier
• Geen contact
• Niet opgepakt door verhuizing, overlijden, detentie, al een betalingsregeling, dubbele melding et cetera.
• Niet opgepakt door gebruik aan capaciteit
• Ja, klant bereikt, niet declarabel (alleen contact)
• Ja, maar stelt geen prijs op verdere hulpverlening
• Nee, klant niet bereikt
• Geen actie ondernomen

Human oversight Toon Meer Toon Minder

Menselijk toezicht tijdens het gebruik van de dienst.

Het systeem maakt een aantal keuzes zelfstandig (geautomatiseerd), bijvoorbeeld om een sms, email of brief te versturen bij een betalingsachterstand lager dan 250 euro, of naar welk postcodegebied de melding doorgestuurd moet worden. Zie ‘Dataverwerking’ voor een uitgebreide omschrijving. Tijdens het proces van gegevens koppelen is er één moment van menselijk toezicht: het koppelen van de melding van de schuldeisers met de gegevens van de afdeling Armoedebestrijding gebeurt geautomatiseerd, maar voor het starten van de koppeling is wel een menselijke handeling nodig. Vanaf het moment dat de melding doorgestuurd is naar de hulpverleners in het juiste stadsdeel is het proces niet meer geautomatiseerd. De maatschappelijk dienstverlener gaat langs bij de gemelde burger als de burger zelf geen contact opneemt.

Niveau van menselijke controle

Human-on-the-loop

Gegevensverwerking Toon Meer Toon Minder

De operationele logica van de automatische gegevensverwerking en redenering uitgevoerd door het systeem en de gebruikte modellen.

Beschrijving van de systeemarchitectuur

De schuldeiser doet een melding in het registratie- en informatiesysteem ‘RIS Matching’. Eens in de twee weken worden alle nieuwe meldingen door een medewerker van de gemeente gekoppeld (door een druk op de knop) aan gegevens over de gemelde persoon uit de datawarehouse van de afdeling Armoedebestrijding en aan gegevens over de verschillende schuldhulpverleningsprogramma’s die beschikbaar zijn. Door die koppeling kan de gemeente bepalen of ze te maken heeft met de juiste burger en welke hulpverlener het best contact op kan nemen met de burger. Vervolgens wordt gecontroleerd of er sprake is van meerdere schuldachterstanden binnen één huishouden. Tot hier is er sprake van een geautomatiseerd proces. Vervolgens zijn er een paar mogelijkheden:

• Bij een enkele betalingsachterstand van minder dan 250 euro wordt vanuit RIS Matching automatisch een sms, brief of mail gestuurd (afhankelijk van welke contactgegevens beschikbaar zijn). In dit geautomatiseerde bericht verwijzen we naar de website www.amsterdam.nl/geldproblemen Hier kunnen burgers de schuldhulpverlening in hun stadsdeel vinden. Daar kunnen ze dan zelf contact mee opnemen.
• Is de schuld hoger dan 250 euro dan wordt de melding op basis van informatie over het postcodegebied automatisch doorgestuurd naar een hulpverlener in het juiste stadsdeel of bij een WPI-afdeling. De hulpverlener probeert binnen 14 dagen contact te krijgen met de burger. De hulpverlener maakt binnen 28 dagen een eerste analyse. Vaak speelt er meer dan een  betalingsachterstand. Als de burger hulp accepteert, worden er gedetailleerde afspraken met hem of haar gemaakt.
• Als uit de gegevens niet duidelijk wordt of de persoon met schulden bekend is bij de afdeling Armoedebestrijding, dan wordt dit geval in het systeem aangeduid als ‘onduidelijk’ en doorgezet naar het team Vroeg eropaf. In het uitzonderlijke geval dat een melding niet bij een hulpverlener in het juiste stadsdeel terecht komt, meldt de hulpverlener dit aan de systeembeheerder van RIS Matching. Deze verplaatst de melding dan naar de juiste hulpverlener.

Afbeelding van systeemarchitectuur

Stroomschema Vroegsignalering.pdf

Non-discriminatie Toon Meer Toon Minder

Promotie en realisatie van gelijkheid in het gebruik van de dienst.

Er is geen risico op discriminatie. De hulpverleners zijn opgeleid om burgers te helpen en worden hierop getraind. Overigens zijn er geen specifieke richtlijnen voor het tegengaan van discriminatie.

Gegevens die tot vooringenomenheid kunnen leiden, zoals geslacht, worden alleen gebruikt wanneer de hulpverlener langsgaat voor een huisbezoek, zodat de hulpverlener weet welke situatie hij of zij kan verwachten. In de rest van het proces wordt het gegeven geslacht weggelaten.

Referenties Toon Meer Toon Minder

Rechtsgrondslag

Wettelijke verplichting

Rechtsgrondslag beschrijving

Artikel 2(3) en artikel 3 Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening + Gemeentelijk beleidsplan schuldhulpverlening

Adres privacybeleid

https://www.amsterdam.nl/privacy/specifieke/privacyverklaringen-werk-inkomen/voorkomen-schulden/

Risicobeheer Toon Meer Toon Minder

Risico's in verband met het systeem en het gebruik ervan en de beheersmethoden.

Het registratie- en informatiesysteem genaamd ‘RIS Matching’ wordt geleverd door het bedrijf Inforing, een bedrijf dat dit systeem aan 200 gemeenten levert. Zij voeren regelmatig zogenaamde ‘pen- en hacktesten’ uit, om te controleren of het systeem niet gehackt kan worden door derden. Ook zorgen zij ervoor dat persoonsgegevens veilig beheerd zijn en niet worden verkocht aan derden. Ook de beveiliging ligt bij Inforing. De beveiliging voldoet aan de BIO-standaard.

Burgers kunnen op elk moment aangeven dat zij niet in het systeem willen worden vermeld. De gegevens worden dan onmiddellijk verwijderd. Daarnaast kunnen burgers altijd inzage krijgen in het systeem. Het gaat hierbij om dataset 4, ‘gekoppelde gegevens’ (zie: Data). Voor de data in het datawarehouse van de afdeling Armoedebestrijding gelden andere regels, namelijk het Stedelijk Kader Verwerking van Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De datawarehouse en de meldingen van schuldachterstanden zijn twee gescheiden systemen en de meldingen van schuldachterstanden komen niet in het datawarehouse terecht. Op het moment dat de gemeente de gegevens uit het RIS Matching systeem moet verwijderen, blijft er geen informatie over de schuldachterstanden achter bij de gemeente.

De gemeente Amsterdam, afdeling Armoedebestrijding is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die nodig zijn om het proces te doorlopen.

Vond u deze informatie nuttig?